Se volete organizzare un evento e promuoverlo in Rete, Eventbrite è la soluzione perfetta per voi. La piattaforma offre infatti la possibilità di organizzare, gestire e pubblicizzare eventi come spettacoli, concerti, convegni, webinar e molto altro ancora.

Una vera e propria biglietteria online, attraverso la quale gli utenti possono iscriversi ad eventi gratuiti o a pagamento. Ma Eventbrite è anche più di questo.

La piattaforma è strutturata in modo tale da garantire l’invio di newsletter ai partecipanti, la condivisione di contenuti sui social e persino il check-in digitalizzato degli ospiti (così da rendere le pratiche di ingresso più rapide).

Funzionalità ancora poco conosciute anche da chi opera nel settore, che spesso vede in Eventbrite un mero social network degli eventi. Scopriamo più nel dettaglio cos’è, come funziona e come utilizzarlo per promuovere un evento.

Cos’è Eventbrite

Nato nel 2006 dall’idea dei coniugi Kevin e Julia Hartz, Eventbrite è ad oggi la più grande piattaforma indipendente per l’organizzazione e la promozione di un evento di qualunque genere. Pur avendo la sua sede ufficiale a San Francisco, la società è riuscita ad espandersi in tutto il mondo.

Sono ben 187 i Paesi in cui viene utilizzata costantemente la piattaforma, attraverso la quale si organizzano circa 2 milioni di eventi all’anno, per un totale di 4 milioni di biglietti venduti ogni mese. Numeri importanti, che rendono bene l’idea dell’ascesa continua di Eventbrite.

Certo, esistono molte piattaforme simili in Rete, ma questa sembra essere quella prediletta dagli organizzatori di eventi (e non solo) per via delle funzionalità che offre:

• pubblicare online un evento di qualsiasi genere (un festival di musica, un ritiro spirituale, una conferenza sui social media o una riunione di famiglia)
• promuovere l’evento
• vendere biglietti online
• vendere biglietti alla porta
• tenere traccia della vendita dei biglietti e degli effettivi partecipanti.

Più nel dettaglio, Eventbrite offre la possibilità di organizzare eventi gratuiti o a pagamento. Nel secondo caso, dovrete versare alla piattaforma due commissioni ed una tassa: le prime possono essere addebitate agli utenti che acquistano i biglietti, mentre sarete voi a sostenere il costo della tassa, pari ad 1€ per ogni biglietto venduto.

Ma parleremo di tutto questo più avanti. Ora andiamo ancora alla scoperta di questa piattaforma.

Eventbrite: opinioni

Eventbrite è una piattaforma incredibilmente intuitiva e facile da utilizzare, il che spiega bene il successo che ottiene tra gli utenti. Se state pensando di organizzare e promuovere il vostro evento in Rete, non esitate a inserire questo strumento tra quelli dedicati al marketing, perché davvero potete trarne incredibili benefici.

E se l’esperienza dell’utente è semplice e divertente, lo stesso si può dire per quella degli organizzatori di eventi. Non ci vorrà molto per creare un evento sulla piattaforma, tanto meno per gestirlo o promuoverlo.

Quello che molti non sanno, però, è che Eventbrite pullula di funzionalità che possono aiutare a snellire l’intera organizzazione, così da facilitarvi notevolmente il lavoro.

La gestione delle liste d’attesa, delle prenotazioni multiple o del check-in digitalizzato sono solo alcune delle funzioni che buona parte degli utenti ignorano. Eppure esistono, e rendono anche l’intera organizzazione più snella.

Lo stesso vale per gli strumenti di promozione, che consentono di vendite i biglietti direttamente su Facebook oppure di inviare newsletter interne ai partecipanti.

E poi ancora per gli strumenti di analisi e monitoraggio, che permettono di collegare il Pixel di Facebook al vostro profilo così da monitorare il risultato delle campagne. Oppure di visualizzare una mappa che mostri chiaramente la distribuzione geografica dei partecipanti.

In sostanza, la piattaforma vanta strumenti che la rendono perfettamente fruibile anche per eventi di ampio pubblico. E questo ben spiega l’incredibile successo riscosso in questi anni.

Eventbrite: come funziona

Prima di vedere come utilizzare la piattaforma per la creazione di un evento, è importante capire come funziona Eventbrite e come registrarsi per poter cominciare ad usufruire di tutte le sue funzionalità.

Anzitutto, va chiarito che l’uso della piattaforma è gratuito per chiunque pubblichi e condivida eventi gratuiti.

Viceversa, per tutti gli eventi a pagamento è richiesta la sottoscrizione ad uno di questi tre pacchetti di funzionalità:

• Essential, il pacchetto “base” utilizzato dai piccoli organizzatori. Questo include la possibilità di emettere un solo tipo di biglietto, di gestire il check-in e il check-out dei partecipanti da qualsiasi dispositivo mobile e di accedere all’App mobile “Organizzatore”.

• Professional, ossia un piano adatto per chi organizza spesso eventi. Questo include tipologie di biglietti illimitate, posti riservati per i partecipanti, nonché la possibilità di vendere biglietti direttamente sul vostro sito web e quella di personalizzare i moduli di check-out. In aggiunta alle versione basica, questa offre anche interessanti strumenti di analisi delle vendite, così da poter monitorare al meglio la vostra attività.

• Premium, un pacchetto appositamente pensato per gli organizzatori di grandi eventi. In questo caso, Eventbrite diventa il Partner dell’evento e vi segue in tutte le attività di organizzazione, gestione e promozione. Se è questo che vi interessa, allora dovrete contattare direttamente il team vendite della piattaforma. E mettere in moto una gigantesca macchina di promozione eventi, che sicuramente vi farà capire che non parliamo di un semplice social, ma di qualcosa di più serio e strutturato.

A questo punto, una volta che avrete creato il vostro account, potete cominciare a muovervi per organizzare il vostro evento. Vediamo come fare.

Eventbrite: tutorial

Non appena registrati sul portale, potrete cominciare ad organizzare e gestire i vostri eventi come meglio credete. Vi basterà cliccare su “Crea evento” per poter cominciare a lavorare sulla pagina descrittiva, all’interno della quale dovrete inserire tutte le informazioni necessarie per gli utenti.

Dovrete quindi compilare tutti i campi richiesti dalla piattaforma. Scegliete subito un titolo accattivante, e impostate poi luogo, data e orario di inizio e di fine dell’evento. Se si tratta di un evento online, invece, troverete un’apposita opzione da flaggare nella sezione “Località”.

Allo stesso modo, vi basterà cliccare su “Programma eventi multipli” nel caso in cui il vostro evento faccia parte di un’iniziativa o un programma più ampi.

Inserite poi un’immagine di copertina che rappresenti al meglio il vostro evento, e scrivete una descrizione che sia quanto più possibile esaustiva ed accattivante.

Dovete cercare di attirare gli utenti, non di annoiarli, per cui è molto importante che riuscite ad utilizzare le parole giuste per coinvolgerli e convincerli a partecipare.

All’interno della pagina potete poi inserire una lista di FAQ per gli utenti, che vi permetterà così di risparmiare tempo nella gestione di domande e risposte ai partecipanti (o eventuali tali).

Arrivati a questo punto, potete cominciare a pensare alla creazione dei biglietti. Avete la possibilità di scegliere tra tre diverse tipologie:

• biglietto gratuito (per cui vi sarà richiesta soltanto la quantità di ticket disponibili)
• biglietto a pagamento (in questo caso, vi saranno richiesti sia il prezzo sia la quantità di ticket)
• donazione (questa opzione permette all’utente di fare un’offerta libera, per cui potete impostare un tetto massimo se volete).

Le tre tipologie di biglietti possono essere erogate anche contemporaneamente, purché indichiate con precisione la quantità disponibile al momento della creazione dei biglietti.

Anzi, se organizzate il vostro evento in una sede particolare, Eventbrite vi dà la possibilità di creare anche posti riservati.

Al momento della creazione dei biglietti, troverete l’opzione “Posti riservati” in alto a destra. Vi basterà cliccarci sopra per accedere alla voce “Nuova mappa della sede”, che vi dà la possibilità di gestire i posti e i partecipanti come meglio credete.

Sarete voi a scegliere come organizzare i partecipanti all’interno della sala. Le opzioni proposte da Eventbrite sono: tavoli e sedie, sezioni e file, posti a sedere misti o area vuota, che vi permette di gestire lo spazio come meglio credete.

Utilizzando questa opzione, potete gestire conseguentemente i biglietti creati. Potete, ad esempio, dargli prezzi diversi e assegnarli ad aree diverse della mappa, oppure impostare un ordine di vendita in modo tale che siano venduti seguendo una specifica gerarchia (ad esempio, iniziando dai più costosi e poi andando a scalare).

Questa opzione vi permette anche di far scegliere il posto direttamente agli utenti, così pure come di creare biglietti maggiorati per i posti VIP.

Anzi, se proprio volete trasformarvi in perfetti organizzatori di eventi, la piattaforma vi offre la possibilità di creare addirittura un badge da stampare e consegnare agli ospiti all’inizio dell’evento. Una soluzione perfetta se state organizzando un convegno, una presentazione o un evento aziendale.

Come anticipato, ci sono alcune funzionalità che pochi conoscono, ma che possono davvero risultarvi utili per assicurarvi la massima riuscita dell’evento. A cominciare dalla gestione del check-in.

Può succedere, infatti, che un gruppo di persone si trovino a prenotare insieme i biglietti ma poi ad arrivare ad orari diversi tra loro. Come gestire il loro arrivo?

Eventbrite vi offre la possibilità di farlo comodamente. Vi basterà andare alla sezione “Gestione eventi”, poi cliccare su “Gestione partecipanti” e infine su “Check-in”. In questo modo, all’arrivo dei partecipanti vi basterà segnare il numero di persone arrivate, che troverete proprio accanto al nome e cognome di chi ha acquistato i biglietti.

Ora che l’evento è pronto, non vi resta altro da fare che promuoverlo. Tra le impostazioni dell’evento, potete scegliere se si tratta di un evento pubblico o privato.

Nel primo caso, la pagina descrittiva sarà visibile a tutti. Se invece decidete che si tratta di un evento privato, potete scegliere tra tre diverse opzioni proposte dalla piattaforma:

• rendere condivisibile l’evento sui social network
• optare per un invito esclusivo
• rendere l’evento privato utilizzando una password.

Chiaramente, se state pensando di promuovere il vostro evento quanto più possibile, allora potete tenere in considerazione l’idea di vendere i vostri biglietti direttamente su Facebook.

In questo caso, non dovrete far altro che creare un evento sul social e poi inserire nel campo “URL evento” il link di rimando alla vostra pagina Eventbrite.

Così facendo, quando l’utente cliccherà sulla voce “Biglietti disponibili”, sarà subito reindirizzato alla pagina di prenotazione o acquisto.

Questo vi permette di promuovere il vostro evento su Facebook e monitorare i partecipanti che arrivano direttamente dal social network. Un dato che può essere utile per monitorare la vostra strategia di promozione.

Insomma, in poche e semplici mosse Eventbrite vi garantirà un evento tutto esaurito. Pronti per provarlo?