La costruzione di una email è variabile in base ai destinatario e alle finalità del messaggio. Ci sono infatti diversi tipi di comunicazione che si possono adottare e diverse regole comunicative da seguire così come azioni da evitare per non incorrere in mail fuori luogo e non ottimale per gli obiettivi per cui sono state create.

La comunicazione nelle email

I livelli di comunicazione applicabili sono diversi e possono essere riassunti in tre punti:

• verbale, ovvero le parole, orale o scritto 
• paraverbale attraverso il tono e la modalità 
• non verbale che concerne tutto quello che non è parola

Esempio dell’esistenza di un linguaggio non verbale elettronico è la topografia del testo che può caratterizzarsi attraverso quattro elementi:

• impaginazione del testo
• colore del font
• font, ovvero tipo di carattere del testo
• firma

La comunicazione  in generale si distingue in:

• comunicazione sociale, dove poche persone si rivolgono a molte altre e non c’è un controllo immediato sul feedback; 
• comunicazione interpersonale, costituita dallo scambio tra due o più persone che interagiscono fra loro

Nel caso delle mail si parla di comunicazione interpersonale poiché è uno scambio di comunicazione di tipo non conversazionale in quanto la ricezione di una mail non innesca l’inizio di una conversazione istantanea con la persona dall’altro lato.

Le mail possono differenziarsi per tipologia e si distinguono in tre tipi:

• personale, caratterizzato da uno scambio di comunicazioni tra i contatti parentali o amicali
• professionale, che si distingue nello scambio di comunicazioni ad esempio a livello organizzativo tra contatti di lavoro
• commerciale, che punta a pubblicizzare la propria professionalità e competenze o che punta alla conversione attraverso la vendita di un prodotto o di un servizio

Come scrivere un’email: suggerimenti ed errori da evitare

Per provvedere ad una composizione delle mail efficiente è bene partire dal porsi 3 domande fondamentali:

1. Chi è il destinatario della mail?
2. Qual è lo scopo della comunicazione?
3. Di quali informazioni necessita il destinatario perché la comunicazione sia efficace?

La domanda “qual è lo scopo della comunicazione?” sarà una guida utile già a partire dalla scrittura dell’oggetto all’inizio della vostra mail. Proseguendo poi con la composizione della mail i punti principali a cui porre attenzione si suddividono in 3 elementi:

• inizio, ovvero un’introduzione dove si motiva l’invio della mail
• svolgimento che include il messaggio principale
• finale in cui si trova un riepilogo breve dello svolgimento e il saluto

Alcuni elementi a cui prestare attenzione nella composizione delle mail sono i seguenti:

• evitare l’uso di elementi comunicativi che rendono difficile la comprensione del messaggio come forme arcaiche poco utilizzate e quindi poco conosciute o termini troppo complessi o non comprensibili per chi non è dello stesso settore professionale
• utilizzare la domanda “qual è lo scopo della comunicazione?” come bussola nella costruzione dell’oggetto della vostra mail
• inserire l’indirizzo del destinatario solo alla fine
• nel caso in cui inviate una mail che deve essere vista da altri destinatari ma a cui questi non devono necessariamente rispondere, inseriteli nel Cc specificando all’inizio del testo della mail il motivo per cui è stata fatta l’aggiunta
• se alla mail deve rispondere più di una persona, inserite gli altri indirizzi nei destinatari e non in Cc,invitando alla fine della mail a non rispondere a tutti se non è strettamente necessario, ma solo agli interessati
• usate il CCN se dovete mandare una mail collettiva a cui non vi aspettate una risposta, ma non fatelo per scopi commerciali perché in tal caso sarebbe spam
• evitare l’invio di mail troppo brevi e poco esplicative
• non inviare mail esageratamente lunghe

Una volta appresi i suggerimenti principali per capire come scrivere un’email è bene però capire come leggere e gestire le mail.

A tale proposito è di fondamentale importanza creare ordine nella propria casella mail eliminando da subito le mail ricevute che non sono di nostro interesse come spam o mail di contenuto commerciale non importanti, mantenendo nella propria casella postale solo le mail utili. 

Esempi di mail

Alcuni esempi di mail possono essere raccolti in diverse tipologie tra cui:

• la prima mail, dove ci si presenta in quanto non è avvenuto nessun incontro antecedente
• il follow up, ovvero la mai che si invia dopo un incontro o dopo una riunione per dare seguito ad una comunicazione già iniziata personalmente

Questi tipi di mail sono molto importanti per entrare in contatto con un potenziale cliente nel caso della prima mail ad esempio e per mantenere la comunicazione con un cliente con cui si è già entrati in contatto.

Per quanto riguarda invece l’email per una campagna di marketing si possono distinguere con esempi di oggetto di questo tipo:

• “un messaggio per te”, ovvero la classica newsletter
• “questa mail si distruggera tra 10 secondi”, tipologia tipica dell’email marketing

Esempi invece di mail da evitare sono queste due tipologie:

• le mail che si distinguono per la brevità di testo, ovvero messaggi di testo che si caratterizzano per la brevità del testo e la modalità diretta che le contraddistingue, volti a creare una comunicazione conversazionale in cui ci si aspetta una risposta. Il contesto giusto in cui utilizzare questi tipi di messaggi è però una chat e non le mail 

• le mail inviate in blocco ad un mix di contatti che possono includere ad esempio sia i tuoi contatti lavorativi che quelli della famiglia

Conclusioni

Alcuni dati dimostrano che l’uso delle mail è molto utile per le aziende e i professionisti. Ecco alcuni numeri interessanti a dimostrazione:

• 3,7 miliardi di utilizzatori nel 2017 
• 72% dei consumatori la preferisce come canale commerciale
• secondo radicati group, vengono mandate 281 miliardi di mail al giorno
• la maggioranza delle aperture avviene attorno alle 2 del pomeriggio
• l’86% dei consumatori accetta comunicazioni di marketing perché conta su un ritorno: un coupon, un’offerta, un omaggio
• la percentuale media di apertura nel mondo è 24.82% 
• l’e-mail porta a una conversione del 174% in più rispetto ai social media 4400% di ROI
• il 69% delle persone denuncia una mail come spam solo a partire dall’oggetto

Il trend attuale delle comunicazioni attraverso le mail inoltre, si contraddistingue per un desiderio delle persone di ritrovare quelle caratteristiche di umanità nella comunicazione abbandonate per anni a causa di un largo uso di email commerciali che miravano unicamente alla conversione senza prevedere una conversazione.

Sapere quindi come scrivere una mail in maniera adeguata, così da poter utilizzare questo strumento in maniera ottimale, si traduce in un valore aggiunto dalle grandi potenzialità per ogni tipologia di business.